TAAVI Personali programmi kasutab hulgaliselt personali töötajaid , kes on töö käigus tekkinud küsimustega pöördunud oma konsultandi poole. Käesolevasse dokumenti on kogutud arvukate programmi kasutajate poolt esitatud küsimused ning neile antud vastused.
Küsimused on jagatud eraldi kategooriatesse:
- Aruanded
- Ametikohad
- Ametirühma kood (ISCO)
- Töölepingud
- Staaz
- Puhkus
- Isikukaart
- Varaline vastutus
- Töötajate arv
- Tabeli numbrid
- Seos palga- ja personaliprogrammi vahel
- Töötajate pildid
- Õiguste piiramine
Aruanded
Lahkumine märgitakse töötaja lisaandmetesse > Tööleping > lõpetamine .Mis vahe personaliprogrammi lisaaruannete all olevatel aruannetel ning aruannetel, millel on lõpus tärn?
Tärniga aruanded arvestavad ajalugu. Näiteks on vaja Teil aasta tagust töötajate koosseisu allüksuste kaupa , siis tärniga aruanded arvestavad aasta taguse seisuga, millises allüksuses sel hetkel inimene töötas . Tavalised aruanded võtaksid aluseks selle allüksuse , mis hetkel töötaja kaardil on.
Tekkis väike küsimus seoses TAAVI personali programmi kasutamisega , nimelt aruanne 'Töötajate aruanne' annab mulle jätkuvalt sellesse kõiksugu juba ammu kustutatud kaartides olevaid nimesid ning andmeid.
Ilmselt on märkimata töötajate kaartidele töölt lahkumise kuupäev .
Ametikohad
Ametikoha kirjeldusi võib koostada word programmi kasutades. Seejärel tuleb ametikoha ekraanil lahtrisse 'Ametikirjelduse fail' valida arvutisüsteemist vastav word dokument. Valimiseks tuleb teha parem hiireklõps . Seejärel on võimalik kasutada nupukest 'Vaata ametikoha kirjeldust' , mille tulemusena käivitub programm word ning ekraanil näidatakse ametikoha kirjeldust.Registrid > Ametikohad menüüs on ametikoha kaardil nupuke 'Vaata ametikoha kirjeldust' . Vajuta palju tahad, ei näita!
Selleks , et ametikoha kirjeldust oleks võimalik vaadata, tuleb ta enne koostada.
Ametirühma kood (ISCO)
Registrid > Ametikohad . Ametikoht tuleb märkida töötaja kaardilt Lisainfo nupukesest menüüst Tööleping > Tingimused. Ametirühma kood (isco kood) kantakse töötaja kaardile ekraanile 'Palk'.Ei saa aru , kuidas jõuab töötaja kaardile ametirühma kood (ISCO).
ISCO ametirühma kood tuleb valida Ametikoha kaardile menüüst
Töölepingud
Tööleping > Tingimused – töölepingu üldtingimused Tööleping > Palk - palgatingimused Tööleping > Trükk – muud vajalikud tekstid Töölepingu trükkimiseks tuleb avada Trükk ekraan ning teha nupukesel Prindi hiireklõps.
Saatke lepinguvorm kas faksi või emailiga ning teatage oma andmed, kuhu ja kuidas lepinguvorm tagasi toimetada.
Uues versioonis on lisatud juurde kuupäev , mis väldib sellise situatsiooni tekkimist. Kasutatakse kolme kuupäeva : Töölepingu kuupäev – töölepingu sõlmimise kuupäev Tööle alates - tööle tuleku kuupäev Kehtib alates - leping kehtib alates , lepingu tingimused kehtivad alates) Need kuupäevad peab täitma igal juhul ka siis , kui on lisatud lihtsalt uus tingimus .
Kuidas trükkida Taavi personalist töölepinguid ?
Töölepingu trükkimiseks tuleb lisada töötajale read Lisainfo menüüst :
Meie asutuses on väljatöötatud oma töölepinguvorm . Kas Teie personaliprogrammi on seda kuidagi võimalik sisse viia?
Töölepingute jm. aruannete kujundmaiseks on vaja omada R&R Report WRITER programmi . Soovi korral võite programmi soetada Taavi Tarkvara kaudu. Juhul, kui töölepingu vormi ei ole vaja pidevalt muuta , tuleb kõne alla variant, et Taavi Tarkvara kujundab Teile lepingu Teile lepingu vormi Teie näidise alusel.
Töötajale sisestati uus töölepingu tingimus 1.juulist, kus muutus ametikoht ja jaoskond. Pärast seda pole teda aruannetes, kui võtta aruanne varasema seisuga. Samuti tekib see inimene ka uute kindlustatute nimekirja. Mida teha?
Selline asi juhtus, kuna uue lepingu tingimuse sisestamisel kandis programm töötaja kaardile tööle tuleku kuupäevaks uue lepingu tingimuse kuupäeva.
Kui ma olen teinud töötajale töölepingu lõpetamise ja selle pärast ära kustutanud, siis töötaja kaardile töösuhte ekraanile jääb see kuupäev alles ('lahkunud...').
Selleks , et lahkumiskuupäeva töötaja kaardil tühjaks teha, tuleb töölepingu lõpetamise kaardil lahkumise kuupäev tühjaks teha ja alles seejärel võib kustutada terve rea . Enne rea kustutamist tuleks kontrollida, kas lahkumise kuupäev läks tühjaks.
Staaz
Tööle tuleku kuupäeva alusel koostatakse töötajate aruanded , mis kontrollivad , kas aruande koostamisel etteantava kuupäeva seisuga oli töötaja tool või mitte. Firmastaaži alguskuupäevaga saab korrigeerida firmastaazi pikkust juhul, kui töötajal on staazi katkestusi. Firmastaaži pikkus tuuakse ära aruandes 'Töötajate tööstaaz'.Mis on vahet lahtritel 'firmasse tööle ' ja ' firmastaaži algus' ?
"Firmasse tööle" kuupäev ja kuupäev , millest alates hakatakse lugema firmas töötamise aega ei pruugi alati kokku langeda. Üldjuhul on need kuupäevad samad.
Puhkus
Päevade arv, mille eest puhkust saadi liidetakse eelmise perioodi lõppkuupäevale juurde ning saadakse uus lõppkuupäev .Alguskuupäevaks on eelmise korralise puhkuse lõppkuupäev.
Töötaja kaardil ,ekraanil 'töösuhe' on lahter 'puhkusvõla algsaldo' , kuhu tuleb võla saldo sisestada. Ning lahtrisse 'puhkuste saldo' tuleb sisestada puhkuse päevad, mis on selleks momendiks puhatud / kui ei ole võimalik ajaloo algusest sisestada kõikidele töötajatele tegelikke puhkusperioode/. Aruandena soovitame kasutada "Puhkuse võlg etteantud saldokpv.".
Edaspidi korralise puhkuse sisestamisel kannab programm eelmiselt kaardilt lõpu kuupäeva alguskuupäevaks ning arvutab automaatselt uue lõpu kuupäeva.
Kuidas arvutab programm perioodi , mille eest puhkust saadakse?
(Puhkuspäevad / Aasta puhkuse pikkus)*365 = päevade arv , mille eest puhkust saadi.
Kuidas sisestada töötajatele puhkussaldosid ,et jooksev võlg oleks õige?
Programmi paarmeetrite esimesel ekraanil on lahter 'Puhkusevõlasaldo kuupäev' , kuhu tuleb sisestada kuupäev , mis seisuga kõigile töötajatele on välja arvutatud võla saldod . Sellest kuupäevast alates tuleb sisestada korrektselt kõikidele töötajatele puhkusperioodid.
Kas personaliprogramm arvestab ka seda, millise perioodi eest puhkus on? Kas selle perioodi peab ise sisestama või võetakse automaatselt see periood, kus on puhkamata jäänud puhkusepäevi?
Perioodi, mille eest puhkus on määratud , arvutab programm välja , kui esimesele korralisele puhkusele sisestada kuupäev , millise perioodi eest alates puhkus määrati.
Kui inimene on haiguslehele jäänud puhkuse ajal, kas programm arvutab ise puhkuse pikendamise ja haiguspäevad puhkusest maha?
Sel juhul tuleb parandada puhkusperiood ja lisada uus puhkusperiood siis, kui ajutise töövõimetuse leht on lõppenud, seda muidugi juhul, kui töötaja edasi puhkab. Samuti tuleb lisada ajutise töövõimetuse periood.
Isikukaart
kantakse töötaja kõik andmed , ka puhkusperioodid . Töötaja isikukaardi koostamist nõuab ka seadusandlus. Ajutise töövõimetuse kohta on eraldi aruanne 'Ajutine töövõimetus töötaja'. Kõik mis seostub tasudega ja kinnipidamistega , tuleb palgaprogrammist trükkida.Kas Taavi Personalis on olemas ka seadustele vastav töötaja isikukaart?
Jah, on küll . Töötaja isikukaardi vaatamiseks/trükkimiseks tuleb avada töötaja kaart ning teha hiireklõps "prindi" nupul , ekraanile tuuakse töötaja isikukaart . Printimiseks tuleb teha hiireklõps printeri nupul (ekraani ülaosas paremal servas).
Kas on olemas mingi hea aruanne, mida saaks arhiivis säilitada ja kus oleksid kõikvõimalikud andmed töötaja ühe aasta tasude, kinnipidamiste, puhkuse ja haiguspäevade kohta? Millist aruannet soovitate arhiivi jaoks välja trükkida?
TAAVI Personali programmis on selleks otstarbeks töötaja isikukaart , kuhu
Varaline vastutus
Tabelisse saab märkida : Aruanne varade kohta on "Varaline vastutus" .Kas personaliprogrammi saab kuhugi sisestada varasid, mis on inimesele antud kasutada (näiteks auto, mobiiltelefoni, arvuti jne).
Töötaja Lisainfos eraldi menüü Varaline vastutus.
Töötajate arv
Kui töötajad on kantud "Kustutatud töötajate " registrisse , siis neid töötajate arvu sisse ei loeta.Kuidas toimub töötajate arvu arvestus. Kui näiteks programm on ostetud 70-le töötajale. Kas koos kustutatud ja lahkunud töötajatega võib kokku olla 70 töötajat ?
Loetakse aktiivseid töötajaid , s.t. neid , kes on aktiivses nimekirjas .
Tabeli numbrid
Kaks sama nimega töötajat peavad ju kuidagi erinevalt kajastuma . Kui personaliprogrammis muuta tabelinumber ära , siis programm leiab , et sellist tabelinumbrit enne polnud, järelikult on uus töötaja ning lisab ta palgaprogrammi uute töötajate nimekirja. Tabelinumbri muutmiseks palgaprogrammis on olemas lausa eraldi protseduur, mis muudab tabelinumbri ka kõikidel siiani arvestatud tasudel. Seetõttu ei ole tabelinumbrite muutmine niisama lihtne tegevus ja võib kaasa tuua palju segadust. Enne programmi juurutamist tuleks tabelinumbrite süsteem läbi mõelda, et neid ei oleks hiljem vaja kogu aeg muuta.Kui personalis sisestada töötaja ja tema tabelinumbrit muuta, siis palka uute töötajate registrisse tuleb seda ühte töötajat niimitu korda kui palju on tema tabelinumbrit muudetud.
Taavi palgaprogrammis ja personaliprogrammis käib töötajate arvestus tabelinumbrite alusel.
Seos palga- ja personaliprogrammi vahel
Eraldi ei ole võimalik määrata millal ja mis andmeid üle kantakse. Andmete ülekandmine toimub pidevalt ja automaatselt.Kuidas toimub andmete kopeerimine/uuendamine Palga ja Personali vahel. Kas "by default" peetakse Personali andmeid "õigemaks" juhul, kui andmed erinevad? Kas on võimalik määrata, kumba pidi andmete uuendamine mingite kindlate inforidade osas alati toimub?
Andmevahetus toimub ainult ühte pidi – personalist > palgaprogrammi, mis tähendab, et õigeks loetakse personali andmed.
Töötajate pildid
Sooviksime programmi sisestada ka töötajate fotod pildiformaadiga *.jpg, kuid programm aktsepteerib ainult *.bmp formaati.
Programmi parameetrite esimesel ekraanil tuleb märkida linnuke lahtrisse "fotodena erinevad failiformaadid" . Samas on siis vaja kopeerida lisafaile taavi personali kataloogi . Näiteks WinXP ja Win7 soovivad juurde nviewlib.dll ja WinNT puhul läheb vaja nviewl16.dll . Mõlemad failid on Taavi Tarkvara ftp serveris olemas.
Õiguste piiramine
Välja on töötatud erinevad variandid : Keelatakse 'Palgaandmed' Keelatakse 'Palgaandmed' , 'Töösuhe' Näidatakse ainult 'Üldandmed' , 'Dokumendid' , 'Haridus' Näidatakse 'Üldandmed' , 'Dokumendid' Näidatakse 'Üldandmed' Täpsemalt ei hakkaks siinkohal näpunäiteid jagama , pöörduge oma konsultandi poole.Kas personaliprogrammis on võimalik piirata kasutaja õigusi ? Oleks tarvis ,et kasutaja ei näeks palgaandmeid.
Töötaja kaardi ekraanide keelamiseks on olemas nn. Kasutajatasemed.