Marko Torm
EDU Konsultatsioonid OÜ juhtimisõppe koolitaja
Seletuskiri on ametliku info liigutamise viis, mille kirjutamisest võib rikkumise toime pannud töötaja keelduda.
Töötajatel on arusaam, et seletuskirja kirjutamise kohustus on automaatselt võrdeline karistusega. Juhi ülesanne tänapäevases organisatsioonis on selgitada, et seletuskirja kirjutamine on vaid üks ametliku info liigutamise viise ettevõttes.
Rääkimine on kahtlemata produktiivne tegevus, kuid kahe nädala või kuu aja pärast ei pruugi keegi enam vajalikku informatsiooni esmasel kujul vallata.
Seletuskirjaga edastab töötaja informatsiooni, mis võib olla nii ergutuse, tunnustuse kui ka sanktsioneerimise aluseks või siis lihtsalt teada võtmiseks vahetule juhile.
Seletuskirjas edastatav info eesmärk on sageli koguda ka süstemaatilist ülevaadet ettevõttes toimuvast ja/või luua eeldusi tulevikus taoliste probleemide ennetamiseks.
Olles kokku puutunud paljude keskastmejuhtidega tänapäeva tootmis-, teenindus- ja avalikus sektoris, ei ole ammu enam kummastav nende puudulik teadlikkus nii enda kui ka töötaja, ametniku või töölise õigustest.
Tööandjal on oluline teada, et ettevõttes aset leidnud rikkumise kohta on tööandjal õigus rikkumise toimepannud töötajalt toimunu kohta seletuskirja nõuda.
Rikkumise teinud töötajal on aga seadusest tulenev õigus seletuse andmisest keelduda! Seletuse andmisest keeldumine, samuti seletuses valeandmete esitamine ei ole ja ei saagi olla distsiplinaarkaristuse määramise iseseisvaks aluseks.
Sisuliselt ilmneb siin juba vanemast kriminaalõiguse praktikast tulenev humaansusprintsiip, mille kohaselt on isikul õigus enda kohta süüd andvaid tõendeid mitte esitada.
Küll aga on tööandjal õigus seletuskirja kirjutamist nõuda rikkumise tunnistajatelt (teised töötajad, kes viibisid rikkujaga samas ruumis või vahetuses või kes muude asjaolude tõttu võisid või pidid omama ülevaadet toimunu või kontrolli rikkunud töötaja üle) ning nendel puudub õigus seletuskirja kirjutamisest keelduda. Vastasel korral on tööandjal õigus võtta need töötajad vastutusele, tuginedes töötajate distsiplinaarvastutuse seadusele N 7 lg 2.
Seletuskirja kirjutamine juhtunu kohta on töötajal sisuliselt ainsaks ametlikuks võimaluseks ennast kaitsta, selgitada, põhjendada jne. Ilma selleta on tööandja sunnitud langetama otsuse rikkumise toimumise faktist tulenevalt ning tuginema seejuures teistele tõenditele.
Hea seletuskiri on faktiderohke ja täpne. See peab iseloomustama sündmust loogilises järjekorras. Seletuskiri peab olema konkreetne - ära jäta tähtsaid fakte välja. Seletuskiri ei ole kirjand! Sa pead kirjeldama ainult sündmusi, mis tegelikult juhtusid. Ära lisa seletuskirja oma isiklikku arvamust.
Kirjuta seletuskiri niipea kui võimalik pärast sündmust. Sellega vähendad faktide ja sündmuse detailide ununemise võimalust. Kui seletuskirja koostamine pole võimalik, tee märkmeid.
Pisiasjad-detailid ununevad ja segunevad teiste osapoolte versioonidega, see võib teisendada seletuskirjas edastatavat informatsiooni. Ole täpne!
MIS ON MIS
Seletuskirja kuus põhiküsimust
* Mis juhtus (kirjelda konkreetselt sündmuse elemente)?
* Millal see juhtus (näita konkreetne aeg, kuu ja nädalapäev, kasuta aja märkimiseks 24 h süsteemi)?
* Kus see juhtus (võimalikult täpne asukoht, alusta laiemast ja mine kitsamaks)?
* Kes olid osalised?
* Kuidas see juhtus?
* Miks see juhtus?
Kasulik teada
Kuidas kirjutada seletuskirja
* Seletuskiri peab olema alati selgelt kirjutatud.
* Ära kiirusta selle vormistamisel.
* Kui su käekirja on raske lugeda, kirjuta trükitähtedega.
* Ära kasuta harilikku pliiatsit.
* Seletuskiri on ametlik dokument.
* Väljendu lihtsalt ja arusaadavalt.
* Kasuta lihtlauseid.
